Et si vous vous amusiez à faire le tour des bureaux et à compter le nombre de feuilles de papier que vous y verriez ? Nous sommes prêts à parier que vous seriez surpris du résultat ! En plus de prendre de la place sur les bureaux, ils représentent une vraie perte de temps pour les collaborateurs à la recherche d’un document en particulier : perte de document, nombreuses versions d’un même document, perte d’efficacité, classification aléatoire… Il est peut-être temps d’adopter un logiciel de GED !
Avantage 1 : Fluidification de la recherche de contenu
La GED, également appelée gestion électronique des documents (ECM), permet désormais aux entreprises de gérer leurs contenus plus simplement avec une simple requête. En fait, c’est un peu comme Google : un moteur de recherches qui transmet les documents demandés. Ainsi, un collaborateur à la recherche de toutes les factures liées à un client pourra les retrouver facilement grâce à son logiciel de GED.
Avantage 2 : Amélioration de la productivité
En réduisant le temps de recherche de l’information, la GED participe alors fortement à l’amélioration de l’efficacité de vos collaborateurs. Ne passant plus des heures à la recherche de documents, les processus sont alors raccourcis et les délais d’attente aussi. Un point non négligeable pour vos clients !
Avantage 3 : Réduction du flux d’informations
Parce qu’on ne compte plus les nombreux avantages d’un logiciel de GED, cette solution permet également de faciliter la communication interne en réduisant le nombre de copies distribuées aux différents services et donc le flux d’information reçu par le salarié. Plus de temps perdu, ni d’énervement pour trouver la version à jour du document dans le bureau de Philippe.
Avantage 4 : Réduction des coûts d’exploitation
Plus besoin d’armoires ni de classeurs, à vous le bureau spacieux ! La GED permet de réduire votre espace de stockage et donc les coûts itinérants. De plus, il ne vous sera plus nécessaire de réaliser plusieurs copies d’un même document puisqu’une version numérique sera désormais stockée dans l’armoire numérique de l’entreprise et accessible à tous les salariés autorisés, vous réduisez donc également vos coûts d’impression.
Avantage 5 : Gestion des autorisations
Grâce au logiciel de GED, seuls les salariés autorisés à lire un document pourront y parvenir. Si tout le monde pouvait tomber sur un document confidentiel et le consulter, il n’en ait plus grâce à cette solution ged qui filtre les accès et sécurise vos documents.
Avantage 6 : Prévention des risques
Grâce à la GED, les sauvegardes sont simplifiées et les documents numériques sont sécurisés : tout reste en ligne et accessible, mais pas pour tout le monde. Ainsi, vous pouvez mettre en place le plan de reprise d’activité (PRA) et éviter d’investir dans des espaces de stockage résistants aux catastrophes naturelles (relativement coûteux), tout en contrôlant facilement les droits d’accès.
Avantage 7 : Impact positif sur l’environnement
Dernier avantage de cette liste mais pas des moindres : un logiciel de GED constitue une réelle avancée vers le zéro papier. A l’heure où il est important pour une entreprise de diminuer l’impact de sa consommation sur l’environnement, c’est une vraie solution à adopter pour accompagner votre entreprise dans une stratégie plus verte.
