On peut définir la GED (ou Gestion Electronique de Documents) comme un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques. En clair, un système de GED permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de la documentation au sein d’une organisation ; de sa création à son archivage, en passant par son stockage ou son partage par exemple.
Pouvant être considérée – à tort – comme une solution inaccessible, ces outils ne concernent pourtant pas que les grandes entreprises et les PME ont également tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces solutions…
Des documents avant tout
La GED va notamment permettre de prendre du recul et de repenser le statut même du document, tout en couvrant l’ensemble des processus propres à son cycle de vie. De l’acquisition de la documentation à la classification et au stockage en passant par la diffusion sous différents formats (via un courrier, un email ou un extranet). Ou bien encore via la gestion de l’archivage pour des documents qui doivent être légalement conservés.
Ses usages sont donc multiples :
+ Recherche et consultation de documentation – en fonction du besoin métier et de la typologie des documents gérés
+ Création de dossiers documentaires – afin de structurer l’accès à l’information
+ Gestion de contrats – envoi, signature, suivi…
+ Diffusion de documents via internet et/ou intranet
+ Archivage – avec prise en compte des besoins en documents dans l’usage quotidien de l’entreprise et de ses process
Enfin, les obligations et les contraintes en matière de règlementation de plus en plus nombreuses obligent les directions informatiques à s’interroger réellement sur le contenu de leurs bases documentaires et à décider du sort final des ressources en prenant bien entendu en compte le contexte et l’écosystème de leur entreprise notamment au niveau technique !
La GED, une solution technique
Comme indiqué dans le paragraphe précédent, la GED permet de numériser, de structurer et d’indexer les documents, et créé un vrai raccourcissement du cycle de traitement des solutions. Sont alors garantis d’un point de vue technique :
+ La durée de vie nécessaire des documents
+ L’interopérabilité entre diverses plateformes pour des usages différents en transparence via une intégration poussée
+ La sécurité des données via des fonctionnalités de gestion des accès. Seules les personnes autorisées peuvent accéder à la ressource qui devient dès lors une version de référence commune à toute l’organisation
+ La traçabilité : faciliter l’utilisation des documents entre les collaborateurs mais aussi auprès des ressources externes
+ Le stockage : qui doit permettre de conserver l’ensemble des documents de façon fiable dans le temps tout en garantissant une rapidité d’exécution et d’accès
Afin d’assurer ces avantages techniques, il est donc important de choisir une solution transversale capable de s’intégrer aisément dans l’environnement informatique global de l’entreprise afin pouvoir faire de la GED un véritable outil stratégique de l’accès aux informations de l’entreprise, voire de son Système d’Information.
Un pas concret vers votre transformation digitale
Malgré ses limites – la création d’un véritable projet d’entreprise, un investissement financier (relatif) lors de la mise en œuvre et un temps de numérisation de la documentation – une GED permet globalement d’améliorer l’efficacité d’une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l’entreprise. Il existe cependant d’autres enjeux associés liés aux versants organisationnel et stratégique :
+ Une réduction des coûts et un ROI : des économies sont bien sûr réalisées sur le papier et l’impression, mais vont plutôt se détacher sur des dépenses liées au temps de recherche et d’archivage d’un document papier ou encore par rapport à la possibilité de perte pure et simple de documentation. De plus, un projet s’autofinance avec un ROI calculable sur chaque facture !
+ Un gain de productivité : la GED est accessible partout et pour toutes les nouvelles formes de travail (en déplacement, à distance, en multi-site, en télétravail…), et plusieurs collaborateurs peuvent y accéder en simultané/échanger
+ Un développement de votre démarche conformité et qualité : respect des contraintes légales et/ou des réglementations liées aux normes ISO par exemple (lien A2COM ISO) en touchant également à la démarche RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) de l’entreprise
+ Le contexte juridique : La GED répond pleinement à la RGPD et va dans le sens de la dématérialisation du système économique. D’ici 2020, l’ensemble des structures – privées et publiques de toutes tailles – doit adopter une gestion numérique de leur documentation
Dans ce contexte, repenser et préparer ses outils de GED revêt une importance plus stratégique qu’une amélioration « basique » des process internes. Pour vos partenaires, comme pour vos fournisseurs et clients, une telle démarche est un réel gage de professionnalisme et de confiance, conjugué au présent et au futur !
Cette réussite ne peut cependant passer que par une transformation de l’organisation, tout en gardant en tête qu’il s’agit d’un projet véritablement à part entière impliquant les collaborateurs dans le processus et nécessitant un plan de gestion du changement dédié.
La gestion électronique de documents est centrale pour le déroulé interne de chaque entreprise. Avec une solution de GED adaptée à votre activité, vous développez non seulement une stratégie performante de gestion des documents en termes de flux ou de maîtrise des données, mais vous répondez aussi à des exigences majeures telles que la qualité, le ROI ou encore la conformité ; tout en rendant votre structure entière plus agile. Des arguments parlant pour tous les responsables d’entreprises ou les gestionnaires de Systèmes d’Information…
