À l’heure où les questions de sécurité et de propriété des données sont plus que jamais d’actualités, la question d’externaliser sa DSI reste un sujet central dans la vie de l’entreprise. Que l’on ait son propre service informatique interne ou non.
EXTERNALISER, UNE DÉCISION STRATÉGIQUE POUR L’ENTREPRISE
C’est effectivement une décision stratégique de la direction qui doit être prise en se posant les bonnes questions en amont. Comme par exemple les questions que l’on se pose quand il faut choisir entre louer ou acheter une voiture : lorsque vous louez un véhicule, le loueur s’est engagé à un certain niveau de prestations et services, ce qui vous permet de l’utiliser l’esprit libre, sans vous préoccuper de son bon fonctionnement. Si un matin, votre véhicule ne démarre pas, vous appelez le loueur qui s’est engagé à vous fournir un véhicule de remplacement.
On est sur ce même type de réflexions quand on choisit d’externaliser sa DSI, et voici 5 questions qui peuvent vous aider dans votre réflexion.
1- MON EXPERTISE INFORMATIQUE FAIT-ELLE VRAIMENT PARTIE DE MON MÉTIER ?
Gérer en interne des technologies qui aujourd’hui évoluent très vite peut s’avérer cher et chronophage, le fait de s’interroger sur l’expertise informatique interne en rapport avec son propre métier permet de mesurer le risque à ne pas rester centré sur son cœur de métier.
2- EST-CE QUE JE SAIS MESURER LE COÛT RÉEL DE MON INFORMATIQUE ?
Il est en général acquis de considérer son service informatique comme un centre de coûts, mais il est aussi souvent compliqué de savoir en évaluer le coût exact quand il s’agit de coûts internes dans lesquels il est nécessaire d’inclure tous les coûts indirects : l’énergie pour alimenter les machines et refroidir les serveurs, les m2 dédiés au SI… Et c’est pourtant bien cette somme difficile à calculer qu’il vous faudra comparer au coût de l’externalisation d’un SI.
3- EST-CE QUE JE DISPOSE BIEN D’UN BACK-UP SUFFISANT ?
Comme pour tout incident ou tout imprévu, il est bien difficile de tout anticiper par avance. Mais le SI représente en général le cœur du réacteur de votre activité, et vous devez avoir imaginé un maximum d’options pour diversifier les risques et pouvoir récupérer vos données coûte que coûte. Car il est de votre responsabilité d’assumer le risque en cas de plantage.
Par exemple, si vos bâtiments brûlent, via l’externalisation, vous pourrez vous connecter de n’importe où pour récupérer toutes vos données.
4- EST-CE QUE JE PEUX RÉPONDRE AUX DEMANDES DE TOUS LES SERVICES DE L’ENTREPRISE ?
Une SI interne va devoir être capable de répondre à toutes les demandes faites par les différents services. Mais est-ce que j’ai bien les compétences en interne ? Et seront-elles capables d’évoluer suffisamment vite pour suivre, et même anticiper l’évolution des usages.
S’appuyer sur un prestataire externe permet de traiter avec beaucoup plus d’égalité et de réactivité toutes les demandes internes.
5- QU’EN PENSENT LES SALARIÉS, C’EST-À-DIRE LES UTILISATEURS FINAUX ?
Un des problèmes aujourd’hui dans les réflexions d’externalisation de SI est que l’on commence par réfléchir aux outils avant de réfléchir à l’organisation. La démarche d’externalisation doit s’inscrire dans cette optique : se demander d’abord « pourquoi externaliser », avant de s’interroger sur « comment faire » ou « combien ça coûte ». Ces questions pourront venir dans un 2e temps.
La décision d’externalisation doit être une décision de direction prise de manière collective car il y aura des impacts à tous les niveaux sur les façons de travailler. Pour bien la préparer et se donner les meilleures chances de réussir, la phase de recueil des besoins des utilisateurs finaux est la 1ère étape cruciale.
Et ce n’est pas parce qu’on externalise qu’on ne s’en occupe plus. Il faut un pilote dans l’avion. Et quelle que soit la taille de son entreprise. Si vous n’avez pas d’équipe SI en interne, une équipe externalisée permet de s’appuyer sur des experts spécialisés par tâche.
Et si vous avez déjà une DSI existante, elle pourra piloter l’externalisation tout en se recentrant sur ses services aux utilisateurs qui avaient pu être négligés, ou alors travailler sur le développement de nouveaux services internes (gestion de carrière, emarketing…). Elle aura aussi la capacité de mettre en place un process structurant : terminé les mises en production sauvage sur l’environnement de production un vendredi à 16 heures, terminé aussi les ouvertures de ports intempestives parce qu’un utilisateur ne peut pas accéder à tel ou tel service sur son PC, etc.
Externaliser c’est avancer dans l’industrialisation des process informatiques et dans la mise en place des règles de bonne gestion.
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