Allant de pair avec les avancées des nouveaux outils de travail collaboratif, la suite Office 365 de Microsoft séduit de plus en plus d’entreprises. Aux outils bureautiques bien connus des utilisateurs depuis maintenant un moment (traitement de texte Word, tableur Excel, présentation Powerpoint…) s’ajoutent les nouveaux outils de partage à distance et de conversation. Le tout en mode Cloud, sous forme d’abonnement SAAS et bénéficiant de constantes mises à jour de la part de Microsoft.
Les équipes informatiques y trouvent également leur compte avec une gestion facilitée et des possibilités de pilotage simples et rapides à la fois. Et ce même si la bascule requiert une analyse fine afin de bien coller aux besoins de son entreprise.
Parmi ces solutions, la messagerie tient notamment une place importante. D’un côté, il s’agit d’un outil favorisant une collaboration efficace (mails, réunions, agendas, contacts…), mais la réussite de sa mise en place est liée à un plan rigoureux. Alors, comment bien réussir la migration de la messagerie vers Office 365 ? Réponse en trois points.
Les données
Une migration de messagerie est souvent l’occasion de remettre les choses à plat et de supprimer les données inutiles. Avant tout il est donc nécessaire de préparer un plan d’ensemble de gestion des données du projet de migration dans lequel seront abordées les évaluations suivantes :
- La quantité de données
- Le type de données
- Les changements ou adaptations organisationnelles
- Le stockage
- Le moment de la migration
- Les règles d’archivage
Données locales ou sur serveur ? suppression ou migration ? création de boîte mail d’archivage ? Autant de questions arbitrées grâce à l’analyse de l’infrastructure.
Un listing de ces données est ici également recommandé. Reprenant par exemple les boîtes mails à migrer, les aléas créés, les listes de distribution ainsi que la volumétrie de chaque boîte mail…
Les données étant donc un excellent de point de départ pour permettre la migration la plus fluide possible. Leur analyse et la question de leur gestion ne sont cependant en général pas suffisantes et il faut également étudier et prendre en main l’infrastructure ainsi que la partie réseau de l’entreprise.
L'infrastructure
Une gestion de l’infrastructure efficace : cela fait également partie de la réussite du projet à part entière ! Le système de protection de base de la messagerie n’est dans un premier temps pas suffisant dans la plupart des cas. Un antispam et un pare-feu performants répondant aux besoins de l’entreprise sont donc des outils de base afin d’apporter une réponse efficace à des menaces de sécurité en constante évolution. Votre réseau aura également son mot à dire, car l’efficacité de la solution en sera forcément dépendante.
Chaque entreprise ayant ses particularités, des exigences supplémentaires pourront être demandées afin de parvenir à une infrastructure de messagerie à la fois adaptée et performante.
La migration côté technique
Comme énoncé dans l’introduction, une bonne migration devra suivre un plan précis. Dans l’idéal, il faut donc suivre ces étapes :
- Conception du projet de migration
- Planification temporelle du projet
- Sauvegarde et archivage des données existantes
- Déploiement du client Office 365
- Migration des données
- Transition des équipes vers Office 365
Après une bonne planification amenant à une photographie claire de l’existant et des ressources nécessaires ; la migration en tant que telle pourra donc avoir lieu, de façon saine et transparente !
Bien évidemment, une solution simple et sécurisante est de contacter un prestataire, qui saura vous accompagner en prenant en compte les spécificités de votre entreprise à chaque étape du projet : identification des données, gestion de l’infrastructure et migration.
Le résultat : la mise en place d’une solution personnalisée, adaptée à votre environnement, en fonction du type de messages à traiter, des outils, et du niveau de sécurité attendu ; tout en vous faisant gagner du temps et en étant performant et évolutif !
