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Pourquoi migrer sa messagerie
vers Office 365 ?

François CAVÉ - 15/03/2020

Migrer vers Office 365, ce n’est pas seulement utiliser une suite bureautique en mode cloud, mais c’est aussi et surtout renforcer vos outils collaboratifs et bénéficier de l’évolutivité placée au cœur du fonctionnement de Microsoft. L’occasion rêvée pour l’entreprise de se recentrer sur ses objectifs métiers et de mettre de côté de possibles soucis lié à la configuration.

Souvent placée comme première étape d’un projet Office 365, la migration vers une messagerie en ligne comporte des implications humaines et techniques fortes. Il devient alors indispensable de repenser les outils et de se pencher sur les données (comme les contenus et les applications liées) pour que les deux puissent être migrés sans problèmes majeurs.

Bien sûr comme dans toute migration d’envergure, il ne s’agit pas forcément d’un long fleuve tranquille. Mais avec un plan précis et une préparation adéquate, la mise en place et les résultats sont souvent au rendez-vous ; à la fois pour les utilisateurs, les administrateurs ou les développeurs.

Cadre technique, quels avantages à la messagerie Office 365  ?

Tout d’abord, au rayon des avantages techniques, chaque entreprise peut y trouver son bonheur indépendamment de sa taille et de ses objectifs :

+ Une installation simple et rapide grâce à des méthodes de migrationidentifiées

+ Une intégration parfaite dans l’écosystème Microsoft assurée

Un hébergement en Francesanscoût supplémentaire et avec le même niveau de service (cadre réglementaire français et européen). La présence de plusieurs datacenters permet par ailleurs à la fois le stockage et la redondance des données.

Un taux de disponibilitémoyen de 99,995% confirmé en 2019, avec des mesures en cours pour encore améliorer la fiabilité

Une boite mail de 50 Go par utilisateur minimum avec une application et un webmailperformant

La gestion des emails, d’agenda, de contacts et de tâches directement depuis le client de messagerie Outlook

+ Un premier niveau de sécurité des courriers électroniques via Exchange Online Protection offrant des fonctionnalités anti-virus, anti-malware et anti-spam

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Une migration fluide !

En plus de ces avantages « natifs » présents dans les différents environnements de travail, le volet collaboratif est bien présent afin de répondre aux besoins humains liés à la notion de travail aujourd’hui. Les utilisateurs de la messagerie Office 365 peuvent partager une base de données « Contacts » commune à l’entreprise, des calendriers et gérer l’invitation de personnes (internes ou externes à l’entreprise) pour participer à des réunions. Le tout avec une facilité déconcertante !

La migration est pensée pour être la plus fluide possible pour les utilisateurs : les données existantes sont gardées, l’adresse mail de contact ne change pas et le système est conçu de manière à éviter toute perte de messages. La base de données cloud est quant à elle unique, sécurisée et accessible de partout (notamment via mobile !).

La promesse humaine d’une telle migration : s’adapter aux contraintes métiers des utilisateurs, leur faciliter les taches du quotidien et l’organisation, tout en assurant le confort en terme de sécurité des données et de confidentialité. Que demander de plus ?

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Office 365 : un investissement gagnant ?

Au-delà de la satisfaction des utilisateurs/collaborateurs et de la simplicité pour l’équipe DSI interne/externe, d’autres arguments sont présents et peuvent être particulièrement convaincants pour un décideur !

En effet, une entreprise peut en moyenne réduire ses coûts de messagerie de 30 à 50% et gagner en flexibilité grâce à l’externalisation de son hébergement. Des réductions faites pour partie sur l’achat et l’entretien des serveurs, mais également sur l’acquisition de logiciels de messagerie spécifiques, les contrats de maintenance et sur le coût humain d'installation et de formation ; puis par la suite du besoin en personnel qualifié dans la durée qui supervisera, mettra à jour, et garantira l’évolutivité de la solution en fonction des usages internes. En bref, un listing déjà (très) précis !

En plus de cette notion de coût - et présente également dans les avantages de la « vague collaborative » - on retrouve la flexibilité. Avec l’évolution des effectifs va l’évolution des besoins. Une qualité appréciable dans le cas d’un changement nécessaire dans l’infrastructure (la suppression ou l’ajout de serveurs virtuels sont simples dans le cas d’une externalisation).

En clair :

+ Un gain de temps : Rapidité de mise en place en entreprise et simplicité à infogérer par votre DSI interne ou externalisé

+ Des économies : sur les coûts d'infrastructure et de maintenance en externalisant

+ De la sécurité : présence de filtres antivirus, antispam, antipub et d'un back-up journalier

+ Du collaboratif : Partage global au niveau entreprise des calendriers, des annuaires et des ressources (salles de réunion, véhicules...)

 

Pendant longtemps, l’externalisation de la messagerie d’entreprise était limitée car considérée comme sujet critique. Aujourd’hui, il s’agit d’une étape très commune présentant très peu de points faibles : le mail est une application totalement banalisée avec des acteurs et des technologies matures. Certaines messageries sont longues à optimiser et la liste des avantages liés à une externalisation laisse peu de place au doute.

Que ce soit pour les utilisateurs, l’équipe technique ou la direction : migrer sa messagerie vers Office 365 revient donc à opter pour un service de messagerie toujours disponible et sécurisé, à moindre coût.

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