Ces outils qui vont booster le collaboratif dans votre entreprise

Anthony LEMARCHANT - 06/01/2020

Que vous soyez dirigeant d’entreprise, manager ou technicien, vous avez forcément remarqué l’importante vague collaborative qui se répand dans le monde professionnel. Aujourd’hui, pour travailler efficacement et mener à bien des projets, on a besoin de construire à plusieurs. Derrière le terme un peu galvaudé et très à la mode qu’est le « collaboratif », il y a une réalité très concrète : mieux partager l’information et les idées pour travailler plus efficacement ensemble. Nos experts A2COM RESADIA vous présentent justement dans ce nouveau billet des outils qui pourraient bien faciliter la dynamique collaborative de votre entreprise.

Un drive pour accéder à vos fichiers de partout

Le cloud est aujourd’hui un des socles inamovibles de tout projet collaboratif. Sa promesse du « partout, tout le temps, pour tous » offre d’ailleurs un champ des possibles très intéressant. La mobilité professionnelle est très présente, vos équipes bougent au sein de vos bureaux, mais également à l’extérieur pour aller sur des évènements ou à la rencontre de futurs clients par exemple. Un Drive hébergé dans le cloud leur permettra d’accéder aux informations importantes à distance, grâce à un outil de partage de fichiers sécurisé, organisé et disponible 24h/24. Que cet espace se situe sur un cloud public comme celui de Microsoft Azure, ou chez un fournisseur cloud plus local comme A2COM RESADIA, les bénéfices usuels seront les mêmes pour vos utilisateurs.

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L’incontournable messagerie professionnelle

La messagerie d’entreprise reste une des pierres angulaires de la circulation de l’information dans une organisation. C’est un canal tellement majeur que sa gestion est d’ailleurs souvent externalisée auprès d’un prestataire informatique. D’abord parce que c’est un outil chronophage à maintenir, mais également car la messagerie est suffisamment importante pour qu’on ne puisse se permettre d’accepter une coupure. Imaginez l’impact si vous ne receviez plus les mails de vos clients ou de votre patron par exemple ? Toute entreprise a besoin d’une messagerie opérationnelle pour faciliter les échanges extérieurs, mais aussi pour fluidifier le partage d’information en interne. Attention malgré tout au phénomène de saturation des boîtes mail…

Le réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise est justement une réponse concrète à la boulimie de mails professionnels. À la pollution réelle (générée par les tonnes de mail hébergées sur des serveurs) vient s’ajouter une pollution numérique que les gens fuient de plus en plus. La promesse d’un réseau social d’entreprise est belle car, aujourd’hui, on veut de l’instantané, on veut aller vite, avoir l’info quand on en a besoin et on tolère moins qu’avant d’attendre une réponse importante. Que vous utilisiez la solution Teams (car vous êtes dans l’environnement Microsoft) ou Slack, vous bénéficiez dans les deux cas de nombreuses fonctionnalités comme le chat instantané, les appels, la visioconférence et même le partage de fichiers. Avec cet environnement multi-usages, vous répondez d’ailleurs aux enjeux de la communication unifiée qui consiste à rassembler l’information et les médias de communication sur un écran/outil unique. Idéal pour associer collaboratif et efficacité professionnelle non ?

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Quand réunion à distance rime avec visioconférence

Il y a plein de bonnes raisons d’utiliser la visioconférence. Pour certains ce sera le gain de temps, pour d’autres l’argument financier ou encore la réduction de l’empreinte écologique.
Quoi qu’il en soit, les solutions de visioconférence professionnelle sont aujourd’hui parfaitement à même de vous offrir une expérience très immersive grâce à leur son et leur image HD. Bien-sûr, pour bénéficier d’une réunion distante qualitative, il convient de bien choisir votre solution de visioconférence. Les meilleures du marché comme Lifesize, Microsoft Teams ou Zoom ont en tout cas tous les arguments pour vous faire réaliser vos réunions en ligne plutôt que de prendre votre voiture ou le train en permanence. En plus, un échange en visioconférence est tellement plus simple à placer dans l’agenda qu’un rendez-vous en présentiel… c’est aussi ça l’agilité, non ?

Gestion électronique de documents : ça vous parle ?

La GED est un formidable symptôme de transformation digitale réussie, ou du moins fortement avancée. Elle traduit d’abord une volonté de dématérialiser le plus possible vos documents professionnels pour en centraliser le stockage, la consultation puis l’archivage. Mieux encore, elle démontre une recherche d’efficacité professionnelle et de performance via la fluidification des process. Avec la solution Docuware par exemple, vous pouvez numériser vos documents professionnels en toute simplicité puis définir des règles de consultation et permettre aux collègues concernés de les retrouver facilement avec un mot-clé. La digitalisation et l’accélération des workflows rejaillissent alors sur toute votre chaine de valeur interne et bénéficie in fine à vos clients externes. Réactivité, transversalité et performance… les enjeux de la GED sont en fait très nombreux !

 

Vous l’aurez compris, le collaboratif peut revêtir de multiples facettes dans votre entreprise. En revanche, il ne peut pas se contenter d’être une nébuleuse ou une bonne résolution annoncée qui n’est finalement pas tenue. L’élan collaboratif de votre organisation doit être concret et accompagné par des outils facilitateurs au quotidien. Messagerie, visioconférence ou réseau social d’entreprise… il n’y a pas de bonnes pratiques ni de référentiel, il n’y a que des outils complémentaires et pertinents en fonction de vos besoins. D’ailleurs, si vous souhaitez vraiment choisir les bons outils, pensez à intégrer vos équipes dans cette réflexion, elles sont souvent les mieux placées pour savoir comment travailler plus efficacement au quotidien !

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