À moins d’habiter sur Mars où de fuir la transformation numérique comme la peste, vous avez forcément déjà entendu parler de Microsoft Office 365. Il s’agit d’une suite applicative disponible en mode cloud qui balaie un large périmètre : bureautique, créativité, collaboratif et analytique. Contrairement aux licences historiques rattachées à un poste de travail unique, Office 365 présente l’avantage évident d’être accessible de partout et tout le temps. Une aubaine si vous souhaitez encourager le travail collaboratif au sein de vos équipes. Puisque la liste complète des applications proposées est longue, on vous présente dans ce nouveau billet les briques qui, selon nous, deviendront vite incontournables dans votre entreprise.
La bureautique en mode cloud
Rien d’innovant nous direz-vous, mais les applications bureautiques habituelles de Microsoft sont bien évidemment toujours présentes. Dans Office 365, vous retrouverez votre messagerie professionnelle sur Outlook, votre traitement de texte avec Word, votre tableur Excel, vos présentations Powerpoint, la prise de notes sur OneNote, la mise en page avec Publisher ou encore la gestion des bases de données avec Access. La nouveauté ne se situe pas dans les applications elles-mêmes mais plutôt dans leur accessibilité directement depuis un navigateur web, d’une part, et leurs mises à jour automatiques qui permettent de bénéficier en permanence des nouvelles fonctionnalités, d’autre part.
Microsoft Teams : la messagerie collaborative d’Office 365
Voilà un des piliers de cette suite Office 365 ! Oui, vous l’aurez compris, Microsoft va bien plus loin que la sphère bureautique et ouvre de belles perspectives collaboratives. Office 365, c’est plus que jamais un environnement dédié au travail partout, tout le temps et avec n’importe qui. Microsoft Teams rassemble ainsi le chat instantané, les canaux d’information collectifs, les appels, la visioconférence ou encore la gestion de l’agenda. En le mettant en place dans votre entreprise, il deviendra vite le chouchou de vos équipes. Il est très proche de Slack en termes de fonctionnalités mais il a l’avantage d’être complètement intégré à l’environnement Microsoft et donc liés à de nombreux outils. Vous pouvez par exemple partager des fichiers Word et les éditer directement sur Teams. Vous pouvez également y intégrer des tableaux blancs pour brainstormer, des sondages ou bien même des vidéos que vous auriez chargées dans votre environnement cloud au préalable.
One Drive : le stockage dans le nuage
Pour collaborer, il faut pouvoir se partager de la donnée, de l’information, des documents… Le socle de tout ça ? Un espace de stockage synchronisé en temps réel et accessible de n’importe où. Microsoft propose justement un drive pour stocker vos documents professionnels dans le cloud et les rendre accessibles aux collaborateurs qui en ont besoin. Chaque utilisateur Office 365 dispose d’1 To de stockage dans lequel il peut aisément gérer, ranger, partager ou supprimer ses dossiers et fichiers. Ces documents sont accessibles et éditables en simultané pour toutes les personnes concernées, directement via l’explorateur de fichiers de son ordinateur, via un navigateur web ou bien encore via l’application mobile. En cas de suppression malencontreuse, il est bien-sûr possible de restaurer le fichier grâce au versionnage des documents. Microsoft a donc pensé à tout pour vous permettre d’associer productivité et sérénité.
Microsoft Planner : mieux organiser vos projets avec office 365
Comme beaucoup de professionnels, vous vous retrouvez parfois submergé par les différents dossiers chauds du moment. Vous ressentez alors le besoin de structurer vos projets et prioriser vos tâches pour avoir une vue claire sur le travail qui vous attend. Ce constat est d’autant plus vrai si vous êtes manager car vous aurez besoin d’organiser le travail de vos équipes en plus du vôtre. Office 365 répond précisément à cette problématique avec l’outil Microsoft Planner. Simple d’usage, il est l’équivalent de Trello et de Jira. Il vous permet de construire un plan global (votre tableau) que vous pouvez structurer en différents compartiments (vos colonnes) au sein desquels vous ajouterez ensuite vos tâches. Celles-ci pourront disposer d’une dead line, de commentaires, de pièces jointes et bien-sûr être affectées à vous ou à un membre de votre équipe. Pour avoir une vue globale, vous avez aussi à votre disposition des tableaux de bord permettant de visualiser les chantiers en cours et la charge opérationnelle à venir.
Microsoft Stream : vos vidéos partagées en 3 clics
On a tous déjà eu besoin de mettre à disposition des vidéos sans devoir envoyer un fichier lourd à chaque destinataire. Pour éviter de passer par des services tiers (comme YouTube ou Vimeo) ou bien de construire une plateforme de streaming rien que pour vous en interne, Office 365 propose l’outil Microsoft Stream. Il vous permet de charger un contenu vidéo (pour de la formation, de la communication interne ou un contenu commercial par exemple) tout en choisissant l’audience qui y aura accès de façon sécurisée. Vous pouvez d’ailleurs relayer vos vidéos directement sur Microsoft Teams, en activant l’onglet « Stream » dans l’équipe concernée. Il vous suffit d’y coller le lien de la vidéo chargée précédemment sur Stream dans votre portail Office 365, puis elle s’affichera instantanément sur Teams. Sur votre plateforme Stream, vous aurez alors accès au nombre de vues et de likes par exemple. C’est simple, instantané et sécurisé.
Microsoft a plus que jamais une place centrale dans notre quotidien professionnel et il le doit à une transformation réussie. Le mise en place d’un panel d’applications complet et accessible de n’importe où libère totalement la productivité et la créativité de vos équipes. Avec Office 365, le collaboratif n’est plus un mirage mais une réalité qui s’exprime à travers des outils dans l’air du temps et redoutablement complémentaires.
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