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Visioconférence professionnelle :
3 enjeux majeurs pour les notaires

Camille OGER - 20/02/2019

La loi du 7/10/16 pour une « République numérique » encourage les services publics et les entreprises à dématérialiser et digitaliser leurs différents circuits d’information. Les notaires ont choisi de s’adapter à cette mesure et d’enclencher leur transformation digitale en passant à la signature électronique et en s’équipant de systèmes de visioconférence. Pour ce faire, le monde du notariat a opté pour la solution de visioconférence professionnelle Lifesize. Découvrez dans cet article les 3 enjeux majeurs de la visioconférence pour les notaires.

1 - Visioconférence professionnelle : une solution pour faciliter les échanges

L’arrivée de la signature électronique permet aux notaires et à leurs clients de pouvoir signer à distance et par la voie numérique un acte notarié. À terme, le but est de pouvoir faire signer deux personnes accompagnées respectivement du notaire de leur choix lors d’une rencontre virtuelle passant par le système de visioconférence. Cette solution permet de ne plus avoir à organiser de rendez-vous physique dans un seul et même endroit et donc d’éviter de nombreux déplacements et les contraintes habituelles d’agenda.

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Les solutions de visioconférence peuvent également être utiles en dehors du cadre de la signature électronique, par exemple lors d’entretiens conseils avec de nouveaux clients. L’utilisation de la visioconférence aide à instaurer plus rapidement une relation de confiance avec la clientèle qu’avec un simple courrier ou appel téléphonique. Cette solution permet en plus à chaque participant de rester dans son cadre habituel, et ainsi être plus à l’aise lors de cette communication orale et visuelle. La solution de visioconférence LifeSize propose une qualité d’échange exceptionnelle pour vos réunions à distance. L’image et le son proposés en HD garantissent une très bonne interactivité et une conversation tout à fait naturelle.

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2 - Portabilité et accessibilité à tous des solutions de visioconférence

Les solutions de visioconférence ont l’avantage d’être accessibles aux personnes extérieures à l’office notarial. En utilisant l’application gratuite de LifeSize, les clients extérieurs n’ont pas toujours besoin de se déplacer chez le notaire pour assister à un rendez-vous. Ils peuvent se connecter directement via un smartphone, une tablette, ou un ordinateur équipé d’une caméra et d’un micro.

Dans un contexte plus précis, cette application permet par exemple à un client à l’étranger d’assister régulièrement à des rendez-vous avec son notaire, en visioconférence, sans engendrer de frais supplémentaires. Notre solution de visioconférence professionnelle LifeSize permet de ce fait, à chaque notaire qui le souhaite, de développer sa clientèle hors de sa zone géographique. De la même façon, dans un contexte où la mobilité devient de plus en plus importante, le notaire en déplacement a la possibilité de rejoindre une réunion sans passer par la solution de visioconférence installée dans son office, en utilisant tout simplement l’application LifeSize. Avoir une solution de communication accessible partout et tout le temps, c’est aussi ça la transformation digitale.

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3 - Gagner en efficacité et en confort en limitant les déplacements

En effet, une solution de visioconférence permet à ses utilisateurs comme les notaires de gagner en performance sur différents domaines.

- Productivité et disponibilité du notaire accrues : les temps de transport, souvent considérés comme du temps travaillé mais improductif, sont gommés ou fortement réduits. Le notaire est donc plus disponible et ce temps dégagé peut permettre d’être plus libre pour des projets supplémentaires, pour des prises de décisions plus rapides ou encore des suivis de dossiers clients de meilleure qualité.

- Aspect financier : L’installation d’une solution de visioconférence professionnelle permet également au notaire de réaliser des économies non négligeables. En effet, la visioconférence évite des dépenses liées au transport, mais aussi, lors de séjours de plus longue durée, des frais d’hébergement ou d’alimentation par exemple. Plus de temps au bureau, c’est certainement plus de projets à accompagner, et donc une meilleure rentabilité de l’office.

- Confort professionnel : Les rendez-vous extérieurs peuvent amener certains désagréments pour les collaborateurs ou les notaires concernés. Ces déplacements peuvent engendrer de la fatigue, de la frustration liée à la perte de temps durant les trajets, etc… En épargnant certains voyages d’affaire, la solution de visioconférence stabilise l’organisation quotidienne du notaire et lui permet de rester concentré sur ses dossiers importants.

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La solution de visioconférence professionnelle que nous proposons aux notaires permet de faire évoluer et moderniser les méthodes de communication à distance. Accessible à tous, notre solution de visioconférence LifeSize permet de réduire les déplacements, d’accroitre son efficacité et d’élargir la zone de chalandise de l'office notarial en facilitant les échanges avec des clients distants. L’utilisation de la visioconférence reste bien entendu accessible à tout type de métiers et d’entreprise souhaitant s’inscrire dans une démarche de transition numérique. Et vous, ça vous tente ?

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