Maintenant que vous percevez parfaitement les différents avantages de la GED, vous en êtes convaincu : votre entreprise doit s’équiper d’un logiciel de GED ! Mais après avoir effectué votre veille, impossible de choisir parmi la multitude de systèmes existants sur le marché. Et c’est sans compter l’apparition quotidienne de nouveautés technologiques qui ne rend pas toujours facile la détection des meilleures solutions. Pas de panique, A2COM RESADIA a pensé à vous !
Un logiciel de GED adapté à votre entreprise
Bien qu’il soit tentant de choisir le système le moins cher, il faut regarder plus loin que le prix pour ne pas rendre le projet GED plus onéreux que prévu. En effet, si le logiciel de GED n’est pas adapté à vos objectifs et vos besoins en matière de gestion documentaire, ce projet risquerait de ne pas être adopté par vos équipes et pourrait donc échouer. Il faudra donc veiller à ce que la solution réponde bien aux exigences de votre entreprise. Pour cela, voici les 5 questions à poser afin de choisir le système de GED le plus performant :
1. La solution est-elle compatible avec notre infrastructure informatique ?
Cette première question est un point majeur dans votre réflexion. Le logiciel de GED doit être capable de se connecter avec votre infrastructure informatique existante et vous devrez donc vérifier qu’il existe des connecteurs standards ou personnalisables, notamment pour le stockage par exemple de vos emails et des fichiers attachés ainsi que l’accès aux documents depuis vos logiciels métiers.
2. Existe-t-il une application mobile ?
Rechercher un document lors de vos déplacements, valider une tâche sur mobile pour vos commerciaux… Afin d’assurer une utilisation durable dans un contexte de mobilité grandissante, veillez à ce que la solution soit accessible de plusieurs façons. Vous pouvez demander à tester l’application pour vous en faire un premier avis.
3. Les fonctionnalités répondent t-elles à mon besoin ?
Exploitation des données Outlook, flux de travail mobile, classification des données, automatisation des processus… Avant de vous lancer, pensez bien à l’usage de l’outil pour en tirer toutes les fonctionnalités attendues. En effet, il serait par exemple dommage de vous rendre compte après coup que vous ne pouvez pas lier votre service de messagerie à l’outil. La réalisation d’un cahier des charges est certainement le moyen le plus fiable d’opter pour un logiciel de ged en adéquation avec vos besoins de vos équipes.
4. Le logiciel de GED est-il modulable ?
Pour ne pas vous retrouver bloqué lorsque l’entreprise s’agrandira ou que vous choisirez d’ajouter un nouveau service dans l’outil, la solution choisie devra être capable de s’adapter et donc de passer de 10 à 1000 utilisateurs sans problème. L’évolutivité de votre logiciel de GED est un critère prépondérant à l’heure où les entreprises parlent de plus en plus d’agilité. Ainsi, seul un système modulable pourra vous éviter de multiplier les instances de GED.
S’intégrant en définitive dans votre workflow business, le logiciel de GED doit pouvoir vous accompagner à long terme. Il doit donc pouvoir évoluer en fonction de vos projets et être capable de suivre les évolutions technologiques au risque de devenir obsolète avec le temps.
5. Qu’en est-il de la sécurité et de la confidentialité ?
Il est indispensable de vérifier que la solution choisie réponde aux normes imposées entre autre par le RGPD et donc pouvoir assurer la confidentialité des données traitées. Tous vos collaborateurs ne doivent pas forcément accéder à l’intégralité des documents. Il faut donc pouvoir donner des droits à chacun pour que certains puissent accéder et modifier uniquement les fichiers qui les concernent.
Apeès avoir répondu à ces 5 questions, peu de chance de vous tromper dans le choix de votre logiciel de GED. Nos experts en solutions collaboratives sont également en mesure de vous conseiller pour construire efficacement votre projet. Ne perdez pas votre temps ni votre argent et suivez le guide !
