10 outils pour gagner du temps en entreprise

François CAVÉ – 23/03/2020

On le sait tous : il devient aujourd’hui crucial de se dégager du temps en entreprise. À la fois pour améliorer sa productivité, mais aussi (et surtout !) pour gérer au mieux les tâches courantes et amener de la sérénité dans son quotidien.

Pour cela, nous vous proposons un focus sur 10 solutions concrètes correspondant à un panel d’outils en vogue. Pas de baguette magique à l’horizon, mais la possibilité de travailler plus intelligemment et de devenir de fait plus productif grâce notamment au travail à distance, à l’organisation des tâches, la collaboration avec les équipes… et bien plus encore !

Tour d’horizon donc des outils et des solutions utiles (voire indispensables !) pour optimiser son temps en entreprise. Pour ne rien gâcher, elles sont pour la plupart disponibles en version gratuite. Alors, on se lance ?

1. Une prise de notes optimisée

Faciliter la prise de notes et les retrouver ensuite sur tous ses appareils est la première des étapes pour être efficace. Plus besoin de chercher dans des carnets une idée trouvée lors d’une réunion dont la date est floue ! Les applications de prise de notes offrent dans un premier temps plus de flexibilité que le stylo et le papier. Étant basées sur le cloud, elles permettent aussi à l’utilisateur de synchroniser ses contenus entre plusieurs périphériques, où qu’il se trouve. Une façon ultra efficace de régler des problématiques d’organisation personnelle et d’être plus productif au travail.

Notre coup de cœur : Evernote

2. Centraliser ses mots de passe (en sécurité  !)

C’est une constante : plus on avance, plus on a de mots de passe, qu’ils soient privés, liés au travail, ou même parfois partagés (hello Netflix). D’ailleurs, vous avez forcément déjà perdu un temps fou à chercher un mot de passe pour finalement le réinitialiser sur une boite mail à laquelle vous n’avez même plus accès, non ? Des services peuvent ici rendre un précieux coup de main en proposant un panel de fonctionnalités très pratiques pour gérer ses mots de passe. Disponibles sur tous les supports et disposant d’une interface pensée pour ajouter rapidement (puis retrouver facilement) tous ses identifiants au moment où on en a le plus besoin ! Jusqu’à devenir un véritable compagnon du quotidien.

Notre coup de cœur : Dashlane

gagner du temps en entreprise

3. Favoriser réellement le travail collaboratif et ses outils

Autre outil de centralisation, mais celui-ci connecté à votre organisation toute entière. Choisir une solution de travail collaboratif permet de mettre en place un espace/cadre pensé pour la communication en temps réel, les réunions, le partage de fichiers et d’applications. Beau programme à l’heure du tout connecté ! On y retrouve une boîte à outils complète avec des conversations (texte, son, vidéo et partage de fichiers), du stockage (tous vos fichiers, documents, etc.) ou encore l’intégration d’applications tierces. Tout est alors regroupé au même endroit, ouvert et accessible à tous.

Notre coup de cœur : Microsoft Teams

4. Un outil proactif de veille et de marque page d’articles

Quelques minutes de disponibles, un peu de veille… et on se retrouve rapidement avec une quantité conséquente d’articles à lire sans avoir forcément plus de temps ! D’où l’utilité dans ce cas d’une solution permettant de « bookmarker » simplement des pages web, de les centraliser toutes au même endroit puis de les retrouver sur tous ses appareils (même sur Chrome via un widget). Intéressant n’est-ce-pas ? Et si en plus on vous propose proactivement d’autres articles en fonction de ceux déjà ajoutés (avec une synthèse régulière par mail possible) ou encore de pouvoir accéder à une synthèse vocale de sa sélection… Alors, prêts à arrêter de vous envoyer des mails à vous-même avec des articles que vous ne lirez pas et à sauvegarder, découvrir et recommander rapidement les histoires et articles qui vous intéressent vraiment ?

Notre coup de cœur : Pocket

5. Organiser visuellement et prioriser son flux opérationnel

La base lorsqu’on veut améliorer sa productivité et trier ses tâches futures, c’est bien sûr de faire un listing précis des actions, des personnes participantes et de toutes les infos utiles (on pense à toi la deadline). Pour cela, un outil de gestion du flux en mode projet vous sera bien utile. À travers plusieurs tableaux pouvant contenir des listes d’actions que vous pouvez plus ou moins détailler, vous trouverez à coup sûr le moyen de gagner du temps en toute simplicité (c’est du vécu !) en améliorant l’organisation globale de vos projets et en priorisant le tout avec une grande flexibilité et un niveau de partage que vous contrôlez. Un must !

Notre coup de cœur : Trello

optimiser son temps

6. Planifier et gérer ses projets en équipe(s)

Les listes, c’est bien… mais les faire évoluer de façon transversale dans l’entreprise, c’est encore mieux ! Le choix d’une plateforme de gestion de travail va (beaucoup) plus loin et propose une manière simple, partagée et transparente de gérer le travail d’équipe et les projets. De l’activité commerciale aux campagnes marketing en passant par les processus de recrutement ou la gestion d’évènements, elle offre le luxe d’aller plus loin dans les listes de tâches en les automatisant de manière transversale entre les équipes/ les départements… Optimisation de la gestion des projets et du flux de travail entre équipes garantie !

Notre coup de cœur : Monday

7. Minimiser les déplacements

Sujet d’actualité par excellence ! Le déplacement générait du temps et de l’inertie dans le déroulé des journées ; il faut désormais compter également sur les incertitudes et prendre en compte sérieusement le volet sanitaire dans ce domaine. La réponse apportée ? Une offre de réunion en vidéo et à distance. Aujourd’hui mature, la visioconférence offre la solution à la fois la plus simple, la plus intuitive et la plus aboutie pour pallier aux déplacements et (entre autres donc) gagner un temps précieux ! Pour couronner le tout : pas de problématiques locales d’installation traditionnelles complexes, ni de gestion de la solution ; et une disponibilité sur tous types de terminaux, de la salle de réunion au smartphone en passant par le PC/Mac de bureau et la tablette.

Notre coup de cœur : Lifesize

8.  Des réunions plus efficaces et plus rapides

Pour les réunions qui restent, autant essayer d’en tirer un maximum, non ? Le but principal : réussir à communiquer efficacement et à prendre des décisions. Pour cela, il est désormais monnaie-courante de proposer différentes activités participatives en lieu et place du traditionnel tour de table « muet » : brainstorm, quizz, sondage, QCM, notations… L’éventail est large et permet en plus à chacun d’apporter ses réponses anonymement – donc potentiellement ses « vraies » réponses – et d’aboutir avec plus de retours et de créativité à un meilleur résultat… plus rapidement. Le vrai plus d’actualité : un fonctionnement également à distance !

Notre coup de cœur : Klaxoon

choisir mots de passe

9. Centraliser ses documents pros électroniquement

Gagner du temps en entreprise c’est aussi profiter des autres aspects de la transformation numérique en passant à la dématérialisation de ses documents. Outre les bénéfices environnementaux liés à la réduction de l’utilisation du papier, ou ceux réglementaires en rapport au RGPD ; une solution de gestion électronique de documents centralise dans une seule et unique interface l’ensemble des documents administratifs qui transitent par votre entreprise. Des économies d’échelle impressionnantes en termes de temps gagné grâce au cloud dans la dématérialisation des processus ou dans le travail en mobilité.

Notre coup de cœur : Docuware

10. Gérer toutes ses applications d’un coup d’oeil

On le voit, un top 10 des solutions pour gagner du temps peut entrainer rapidement une valse des applications et avoir un effet secondaire… contraire ! Et s’il existait là aussi une solution ? Une application pour garder un œil sur toutes les autres ? C’est en effet la promesse de Station, Product Hunt Product of the year 2017 (excusez du peu !). L’application souhaite unifier toutes les applications Web dans une même interface dans le but à la fois d’organiser les workflows, mais aussi de proposer une recherche unifiée à toutes les applis efficace ainsi qu’un centre de notification pour garder le contrôle et faire de votre objectif de gagner du temps… une réalité !

Notre coup de cœur : Station