actualite 80x60

ACTUALITÉS

Les 7 avantages de la GED
pour votre entreprise

A2COM RESADIA - 11/10/2018

Et si vous vous amusiez à faire le tour des bureaux et à compter le nombre de feuilles de papier que vous y verriez ? Nous sommes prêts à parier que vous seriez surpris du résultat ! En plus de prendre de la place sur les bureaux, ils représentent une vraie perte de temps pour les collaborateurs à la recherche de leurs informations : perte de documents, fichiers dupliqués et éparpillés, classification aléatoire, perte d’efficacité… Il est peut-être temps de passer à la GED dans votre entreprise !

Avantage 1 : Fluidification de la recherche de contenu

La GED, également appelée gestion des contenus d’entreprise (ECM), permet désormais aux entreprises de gérer leurs contenus plus simplement avec une simple requête. En fait, c’est un peu comme Google : un moteur de recherche qui transmet rapidement les documents demandés. Ainsi, un collaborateur à la recherche de toutes les factures liées à un client pourra les retrouver facilement grâce à son outil de GED.

Avantage 2 : Amélioration de la productivité

En réduisant le temps de recherche de l’information, la GED participe fortement à l’amélioration de l’efficacité de vos collaborateurs. Vos équipes ne passeront plus des heures à la recherche de leurs documents, vos processus seront optimisés et vos délais d’attente raccourcis. Un point non négligeable pour vos clients !

gain temps ged

Avantage 3 : Réduction du flux d’information

Parce qu’on ne compte plus les nombreux avantages de la GED, cette solution permet également de faciliter la communication interne en réduisant le nombre de copies distribuées aux différents services et donc le flux d’information reçu par les salariés. Plus de temps perdu ni d’énervement pour trouver la version à jour du document dans le bureau de Philippe.

Avantage 4 : Réduction des coûts d’exploitation

Plus besoin d’armoires ni de classeurs, à vous les bureau spacieux ! Une solution de GED vous permettra de réduire votre espace de stockage et les coûts qui y sont associés. De plus, il ne vous sera plus nécessaire de réaliser plusieurs impressions d’un même document puisqu’une version numérique sera désormais stockée dans l’armoire numérique de l’entreprise et accessible à tous les salariés autorisés, vous réduisez donc également vos coûts d’impression.

reduction impression ged

Avantage 5 : Gestion des autorisations

Grâce à la GED, seuls les salariés autorisés à lire un document pourront y parvenir. Si tout le monde pouvait tomber sur un document confidentiel et le consulter, il n’en est plus grâce à cette solution qui filtre les accès et sécurise vos documents.

Avantage 6 : Prévention des risques

Par ailleurs, les sauvegardes sont simplifiées et les documents numériques sécurisés : tout reste en ligne et accessible, mais pas pour tout le monde. Ainsi, vous pouvez mettre en place un plan de reprise d’activité (PRA) et éviter d’investir dans des espaces de stockage résistants aux catastrophes naturelles (relativement coûteux), tout en contrôlant facilement les droits d’accès.

prevention risques ged

Avantage 7 : Impact positif sur l’environnement

Dernier avantage de ce billet, mais pas des moindres : la GED constitue une réelle avancée vers le zéro papier. À l’heure où il est important pour une entreprise de diminuer l’impact de sa consommation sur l’environnement, c’est une vraie solution à adopter pour accompagner votre entreprise dans une stratégie plus verte.

Ces articles peuvent également vous intéresser

Dans ce contexte de grève nationale orchestrée par la SNCF depuis le 3 avril dernier, certains outils permettent de faciliter le travail à distance : c’est le cas de la visioconférence.

...

Le RGPD entrera en application le 25 mai 2018 et place le traitement des données en haut de la pile des priorités des entreprises. Voici 5 actions concrètes à mettre en place dans votre entrepr...

La communication unifiée apporte une vraie solution sur le marché qui encourage les usages collaboratifs et qui facilite les échanges internes comme externes. Mais alors qu’entend-on concrète...

NE RÂTEZ PLUS UNE ACTU !

" Inscrivez vous à notre newsletter et restés connectés à l'actualité de la formation professionnelle "